時間のマトリクス（第2領域への注力）
緊急度を横軸、重要度を縦軸にして、時間の使い方を四つの領域に分類するフレームワークがあります。「七つの習慣」という本に出てくる考え方で、時間の使い方を考える時に参考になります。
第1領域は、緊急度も重要度も高い、問題課題の領域です。こちらは、危機や災害発生時の対応、病気や事故への対応、差し迫った問題 等、待ったなしでやらざるを得ないことです。
第2領域は、緊急度は高くないのですが、重要度が高い、質の高い領域です。健康のための適度な運動、将来の計画策定、豊かな人間関係の構築 等差し迫って実施する必要はないのですが、将来の成長や豊かな人生を実現する上で重要な投資となる領域です。
第3領域は、緊急度は高いのですが、重要度が低い、見せかけの領域です。重要でない、メール/SNS/電話、無意味な会議、無意味な接待や付き合い 等、あまり意味はないのですが、差し迫って行わなくてはならないことです。
第4領域は、緊急度も重要度も低い、無駄な領域です。こちらは、噂話や無駄話、見せかけの仕事、単なる遊びなど、重要でも緊急でもないのですが、ついつい時間を費やしてしまうようなことです。
まずは、自分行っていることが4つの領域の中でどこに属しているのかということを整理しましょう。
次にどのように時間を使えば有効かということを考えましょう。
結論から言いますと、第2領域になるべく注力していくことが重要です。第2領域は、差し迫って行うことを求められていないため、後回しにされ、行われない傾向があります。極力、第2領域の時間を捻出するようにしましょう。
第2領域の時間を増やすコツは、第3領域と第4領域の時間を出来る限り減らしていくことです。
第1領域については、待ったなしで行うことを求められていますので、実行あるのみです。強いて考えるとすれば、第1領域と思ってはいたのですが、実は、第3領域にマッピングされるようなことはないかを考えることでしょうか。
例えば、期限が迫った重要な会議が、実はあまりの意味のない会議かもしれません。その場合には、その会議は第1領域ではなく、第3領域にマッピングすることが必要です。
その上で、第3領域と第4領域を極力へらして、第2領域のための時間を捻出していくことが必要です。
以上時間の使い方をまとめますと以下の4点になるかと思います。
①自分の時間の使い方が4つの領域のどこに属するのかを整理する
②成長や将来の豊かさを考えると、第2領域の時間が最も大切であることを意識する
③第1領域と思ってはいるが、第3領域に属することはないかを考える
④第3領域と第4領域の時間を極力へらして、第2領域の時間を捻出する
また、余談ですが、何が第2領域の時間なのかを考えることも重要です。無駄な飲み会と思っていることが実は、職場の人間関係を考える上で、重要なコミュニケーションの場であるということもかもしれません。
また、その逆に重要だと思っていた飲み会が、愚痴の言い合いであまり意味のない時間になっていることもあるかもしれません。
人間関係、仕事、経済、健康といった側面から、自分のライフプランを考えて、何が第2領域の時間なのかを考えると良いかもしれません。ライフプランについて考えるときには、キャリアプランが参考になるかもしれません。
第1領域は、緊急度も重要度も高い、問題課題の領域です。こちらは、危機や災害発生時の対応、病気や事故への対応、差し迫った問題 等、待ったなしでやらざるを得ないことです。
第2領域は、緊急度は高くないのですが、重要度が高い、質の高い領域です。健康のための適度な運動、将来の計画策定、豊かな人間関係の構築 等差し迫って実施する必要はないのですが、将来の成長や豊かな人生を実現する上で重要な投資となる領域です。
第3領域は、緊急度は高いのですが、重要度が低い、見せかけの領域です。重要でない、メール/SNS/電話、無意味な会議、無意味な接待や付き合い 等、あまり意味はないのですが、差し迫って行わなくてはならないことです。
第4領域は、緊急度も重要度も低い、無駄な領域です。こちらは、噂話や無駄話、見せかけの仕事、単なる遊びなど、重要でも緊急でもないのですが、ついつい時間を費やしてしまうようなことです。
まずは、自分行っていることが4つの領域の中でどこに属しているのかということを整理しましょう。
次にどのように時間を使えば有効かということを考えましょう。
結論から言いますと、第2領域になるべく注力していくことが重要です。第2領域は、差し迫って行うことを求められていないため、後回しにされ、行われない傾向があります。極力、第2領域の時間を捻出するようにしましょう。
第2領域の時間を増やすコツは、第3領域と第4領域の時間を出来る限り減らしていくことです。
第1領域については、待ったなしで行うことを求められていますので、実行あるのみです。強いて考えるとすれば、第1領域と思ってはいたのですが、実は、第3領域にマッピングされるようなことはないかを考えることでしょうか。
例えば、期限が迫った重要な会議が、実はあまりの意味のない会議かもしれません。その場合には、その会議は第1領域ではなく、第3領域にマッピングすることが必要です。
その上で、第3領域と第4領域を極力へらして、第2領域のための時間を捻出していくことが必要です。
以上時間の使い方をまとめますと以下の4点になるかと思います。
①自分の時間の使い方が4つの領域のどこに属するのかを整理する
②成長や将来の豊かさを考えると、第2領域の時間が最も大切であることを意識する
③第1領域と思ってはいるが、第3領域に属することはないかを考える
④第3領域と第4領域の時間を極力へらして、第2領域の時間を捻出する
また、余談ですが、何が第2領域の時間なのかを考えることも重要です。無駄な飲み会と思っていることが実は、職場の人間関係を考える上で、重要なコミュニケーションの場であるということもかもしれません。
また、その逆に重要だと思っていた飲み会が、愚痴の言い合いであまり意味のない時間になっていることもあるかもしれません。
人間関係、仕事、経済、健康といった側面から、自分のライフプランを考えて、何が第2領域の時間なのかを考えると良いかもしれません。ライフプランについて考えるときには、キャリアプランが参考になるかもしれません。