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いきなり詳細な議論をしない(Why, What, How)

人に何かを説明するときに話が通じないときが、ないでしょうか?例えば、シニアメンバー(上司)に作りかけの資料について、あるページのあるトピックについて確認をしたいと思いました。そのときにピンポイントでそのことについて、質問してしまい話が通じないというようなときです。

 

何故話が通じないのでしょうか?

 

これは、連続ドラマを見ていて、自分だけが最新話をみていた場合に、最新話を見ていない相手に対して、最新話の内容について質問をしているのと同じだからです。

 

仕事に置き換えると、ある資料を作成するように、シニアメンバーから指示を受けたとします。そしてあなたは順調に作業を進めていましたが、ある点について、疑問に感じて上司に質問をしようとしました。このときに疑問に感じたことをそのまま相手に質問をすると話が通じなくなってしますのです。

 

つまり、連続ドラマであなただけが最新話を見ているような状態になっています。なぜならば、指示を出したのは、そのシニアメンバーだとしても作業を進めているのはあなたです。ですから、その作業についてはあなただけが独自に思考して、作業を進めている状態になっています。

 

ですから、指示を出した上司であってもあなたがどこまで作業を進めているか、どのような状態なのか分かりません。また、上のポジションに行けば行くほど、重要な仕事をいくつも抱えていて、あなたがどのような作業をしているかということを把握していないことが多くなります。

 

このような時には、Why(背景), What(目的), How(具体的な内容)の順番で話すことを心がけましょう。Why(背景)というのは、あなただけが知っているドラマの内容について、新展開や新たな登場人物について、かいつまんで伝えることです。次に、What(目的)は最新話のどこのシーンについて、話をするのかを伝えます。これでようやく相手があなたと同じ土俵に立ってくれたことになります。そして、How(具体的な内容)で具体的にあなたが考えたことや質問について伝えるようにしましょう。

 

仕事の話をするときも、自分だけが見ていて、他の人が誰も見ていないドラマの最新話の話をするのだという気持ちで、周りの人と話すと良く伝わるのではないかと思います。

 

これは、プレゼンテーションをするとき、その資料を作成するとき、メールをするときも同じです。誰も見ていない最新話のドラマの話をするように、Why, What, Howの順番で話すように、書くように心がけると、良いと思います。

 

ただし、あなたの状況を良く理解してくれている相手には、つまり、最新話のドラマを同じように見ている相手には、Why(背景)については、ある程度、割愛出来る部分があるかもしれません。
状況をよく理解している相手に対しても、同じようにWhy, What, Howで話しかけると「くどい」と思われてしまうかもしれません。

 

状況に応じてケース・バイ・ケースでWhy, What, Howを意識して話ができると良いと思います。


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