ファシリテーション(会議の進め方)
ファシリテーションを含めて会議の進め方について、説明をしていきたいと思います。
ファシリテーションとは、会議の進行のことを指しますが、ここでは、会議の進め方について、記載していきたいと思います。会議のプロセスとしては以下の6つを想定し、説明をしていきます。
あくまでもプロセスの例ですので、必要に応じてプロセスを省略することや追加することが必要です。例えば、会議資料の作成が必要な場合には追加をすることや、ホワイトボードへの書き出しが不要な場合には省略される場合もあるでしょう。
①アジェンダ作成
②会議進行
③タイムキーピング
④書き出し
⑤まとめ
⑥議事録
①アジェンダ作成
アジェンダとは会議の議題が何かということを明確にすることを目的として作成されます。
アジェンダを作成するときに最も大切なことは、他の仕事と同様に、会議の目的が何かということを把握することです。
その会議が終わったときにどのような結果や成果を得たいのかということを明確にすることが何よりも大切になります。
会議の目的が明確になれば、会議において、議論しなくてはならない議題(アジェンダ)が明確になってくると思います。
例えば、ある提案に対して、承認が必要な場合には、提案内容の説明、提案内容の質疑応答、及び提案の承認可否の確認がアジェンダとなってくるかもしれません。
また、主要な議題に加えて、常にアジェンダに加えておいた方が良い内容は、会議の導入部分とまとめ部分を設けておくことです。
導入部分は「はじめに」というような表記となるかもしれませんが、挨拶を行い、その会議の目的とアジェンダを明確にして、参加者との共通認識を確立することです。
まとめについては、⑤にて説明をしたいと思います。
よくあるアジェンダの形式としては、議題と配分時間を記載して、1枚の紙などに纏め配布します。
紙にして配らないまでも、ホワイトボードに書き出しをすることや、モニターやプロジェクターがある場合にはPCで映し出すこともあるでしょう。
はじめに (5分)
議題1: 提案内容の説明 (20分)
議題2: 提案内容の質疑応答 (20分)
議題3: 提案の承認可否確認 (20分)
まとめ(10分)
このようにアジェンダを明確にすることで会議参加者が何を議論する必要があるのかということについて、共通認識を得ることができます。
また、アジェンダを作成する場合に、説明担当者などを記載する場合もあります。
②会議進行(ファシリテーション)
ファシリテーションは、アジェンダに沿って、会議が進むように会議の司会のような役割を果たします。
議論がアジェンダから大きく逸れてきたときには、話をアジェンダの内容に戻すように促すことなどが含まれます。
ファシリテーションを行う人は大抵1人です。このファシリテーションをする人のことをファシリテーターと呼びます。
ファシリテーター役を担うときに最も大切ことは、話し方や空気を読むということはもちろんですが、会議の目的とアジェンダについて誰よりも強く意識をして、会議が目的を達成できるように導いていくことです。
③タイムキーピング
タイムキーピングは、会議が時間内にアジェンダを消化して、会議の目的を果たせるように時間管理を行うことです。
アジェンダの想定時間が終わりそうになってきた場合には、そのことを参加者に伝えて、時間内に一つ一つのアジェンダを達成できるようにします。
例えば、5分前などに時間が迫っていることを伝えると、参加者も時間内にアジェンダを消化しようと努めてくれるため、効率的に会議が進むことがあります。
④書き出し
会議中の内容をホワイトボードなどに書き出していくことです。ワークショップ形式のミーティングで良く行われます。また、プロジェクターなどがある場合には、PC上に書き出しをする場合もあります。
書き出す内容は以下のような内容です。
・決定事項
・To Do事項（会議後にアクションが必要な事項）
・課題
⑤まとめ
会議のまとめついては、外資系の会社などでは英語でWrap up (ラップアップ)と呼ばれることもあります。
決定事項、To Do事項、課題などをまとめ、参加者と共有認識をはかります。
会議中にホワイトボードなどに書き出していた場合には、その内容の読み上げでも良いかもしれません。
⑥議事録
会議の議事内容を議事録にまとめます。
ファシリテーションとは、会議の進行のことを指しますが、ここでは、会議の進め方について、記載していきたいと思います。会議のプロセスとしては以下の6つを想定し、説明をしていきます。
あくまでもプロセスの例ですので、必要に応じてプロセスを省略することや追加することが必要です。例えば、会議資料の作成が必要な場合には追加をすることや、ホワイトボードへの書き出しが不要な場合には省略される場合もあるでしょう。
①アジェンダ作成
②会議進行
③タイムキーピング
④書き出し
⑤まとめ
⑥議事録
①アジェンダ作成
アジェンダとは会議の議題が何かということを明確にすることを目的として作成されます。
アジェンダを作成するときに最も大切なことは、他の仕事と同様に、会議の目的が何かということを把握することです。
その会議が終わったときにどのような結果や成果を得たいのかということを明確にすることが何よりも大切になります。
会議の目的が明確になれば、会議において、議論しなくてはならない議題(アジェンダ)が明確になってくると思います。
例えば、ある提案に対して、承認が必要な場合には、提案内容の説明、提案内容の質疑応答、及び提案の承認可否の確認がアジェンダとなってくるかもしれません。
また、主要な議題に加えて、常にアジェンダに加えておいた方が良い内容は、会議の導入部分とまとめ部分を設けておくことです。
導入部分は「はじめに」というような表記となるかもしれませんが、挨拶を行い、その会議の目的とアジェンダを明確にして、参加者との共通認識を確立することです。
まとめについては、⑤にて説明をしたいと思います。
よくあるアジェンダの形式としては、議題と配分時間を記載して、1枚の紙などに纏め配布します。
紙にして配らないまでも、ホワイトボードに書き出しをすることや、モニターやプロジェクターがある場合にはPCで映し出すこともあるでしょう。
はじめに (5分)
議題1: 提案内容の説明 (20分)
議題2: 提案内容の質疑応答 (20分)
議題3: 提案の承認可否確認 (20分)
まとめ(10分)
このようにアジェンダを明確にすることで会議参加者が何を議論する必要があるのかということについて、共通認識を得ることができます。
また、アジェンダを作成する場合に、説明担当者などを記載する場合もあります。
②会議進行(ファシリテーション)
ファシリテーションは、アジェンダに沿って、会議が進むように会議の司会のような役割を果たします。
議論がアジェンダから大きく逸れてきたときには、話をアジェンダの内容に戻すように促すことなどが含まれます。
ファシリテーションを行う人は大抵1人です。このファシリテーションをする人のことをファシリテーターと呼びます。
ファシリテーター役を担うときに最も大切ことは、話し方や空気を読むということはもちろんですが、会議の目的とアジェンダについて誰よりも強く意識をして、会議が目的を達成できるように導いていくことです。
③タイムキーピング
タイムキーピングは、会議が時間内にアジェンダを消化して、会議の目的を果たせるように時間管理を行うことです。
アジェンダの想定時間が終わりそうになってきた場合には、そのことを参加者に伝えて、時間内に一つ一つのアジェンダを達成できるようにします。
例えば、5分前などに時間が迫っていることを伝えると、参加者も時間内にアジェンダを消化しようと努めてくれるため、効率的に会議が進むことがあります。
④書き出し
会議中の内容をホワイトボードなどに書き出していくことです。ワークショップ形式のミーティングで良く行われます。また、プロジェクターなどがある場合には、PC上に書き出しをする場合もあります。
書き出す内容は以下のような内容です。
・決定事項
・To Do事項（会議後にアクションが必要な事項）
・課題
⑤まとめ
会議のまとめついては、外資系の会社などでは英語でWrap up (ラップアップ)と呼ばれることもあります。
決定事項、To Do事項、課題などをまとめ、参加者と共有認識をはかります。
会議中にホワイトボードなどに書き出していた場合には、その内容の読み上げでも良いかもしれません。
⑥議事録
会議の議事内容を議事録にまとめます。